Forentreffen

  • Leitfaden für die Veranstaltung eines Forentreffens

    Um ein Treffen zu veranstalten, muss man sich bereit erklären, dieses dann auch zu organisieren.


    wann:
    genaues Datum mit Zeitangabe, wann das Treffen beginnt und auch, wann das Ende geplant ist.



    wo:
    genaue Anschrift und ggf. Kontaktmöglichkeiten des Veranstaltungsortes.



    Link zum Restaurant
    ein Link zur Webseite des Veranstaltungsortes (wenn vorhanden)



    Wie komme ich dort hin:
    Auch zu Zeiten von Navi sollte eine detaillierte Anfahrtsbeschreibung zum Veranstaltungsort erstellt werden. Ein LInk zu z.b. Routenplaner ist hier ebenfalls hilfreich.



    Wo kann ich Übernachten:
    hier sollten Übernachtungsmöglichkeiten mit Links zu den entsprechenden Hotels und Pensionen bzw. zumindest Name, Anschrift und Telefonnummer zur Verfügung gestellt werden. Nützlich ist auch die Angabe, ob Campen am Ort des Treffens gratis oder gegen Gebühr möglich ist.


    No Go bei der Veranstaltung eines Forumtreffens.
    Threads zur Veranstaltungsplanung sind sicher ganz nett, aber meist eher hinderlich bei der Planung und Organistion eines Treffen. Gerade bei Fragen zum Veranstaltungsort oder des Termins treffen viele unterschiedliche Meinungen und Vorstellungen aufeinander. Hier einen gemeinsamen Konsens zu finden, kann bei der Menge an Mitgliedern sehr schwierig werden.


    Umfragen z.b. zu Veranstaltungort oder Termin könnten bei begrenzten Vorgaben hilfreich sein, setzen aber wieder eine gewisse Flexibilität des Veranstalters voraus, die oft nicht gegeben ist.


    Kostenübernahmen bei Hotelreservierungen
    Abgesehen vom doch erheblichen Aufwand bei der Zimmerbuchung für eine Anzahl von X Mitgliedern, kann man hier bei "Now Show" sehr schnell auf den Hotelkosten sitzen bleiben. In Zeiten des Internets und Nicknames ist nicht immer genau ersichtlich, wer sich hinter dem Nick verbirgt. Hotelreservierungen oder Buchungen sollten deshalb immer von den teilnehmenden Mitgliedern selbst gebucht werden.


    Sightseeing
    Wenn man als Mitglied wegen einem Forentreffen evtl. schon einige 100 km anreist, sind Besichtigungentouren sicher eine interessante Erweiterung des Treffens. Hier können aber, wie bereits oben beschrieben, wieder viele unterschiedliche Meinungen aufeinander treffen, was eine sinnvolle Planung nur erschweren wird.


    Kosten
    Sollte der Veranstalter eine Kostenbeteiligung erwarten, muss diese im Vorfeld bekanntgegeben und beziffert werden.


    Resümee
    Als Organisator eines Forentreffen sollte man sich zuerst auf die oben genannten ersten 5 Punkte beschränken, um nicht in der Masse der Vorschläge zu ertrinken. Natürlich bleibt das jedem Organisator selbst überlassen. ;)


    In diesem Sinne viel Spass bei der Planung des nächsten Forentreffens.

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